Was ist CARNET?
CARNET – das kroatische akademische und Forschungsnetzwerk – ist eine öffentliche Einrichtung, die dem kroatischen Ministerium für Wissenschaft und Bildung untersteht. Sie ist auf den Bereich Informations- und Kommunikationstechnologie und deren Anwendung im Bildungswesen spezialisiert.
Hintergrund
CARNET ist Nutznießer des „e-Schools-Programms“, einer umfassenden Informatisierung der Schulbetriebs- und Lehrprozesse mit dem Ziel, digital ausgereifte Schulen für das 21. Jahrhundert zu schaffen, die von 2015 bis 2022 durchgeführt wird.
Der Richtwert der zweiten Phase des Programms beträgt 172 Millionen Euro und wird aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, dem Europäischen Sozialfonds und dem Staatshaushalt finanziert.
CARNET rechnete im Rahmen des eSchools-Programms mit einer enormen Menge an Verwaltungspapieren, für die von jedem Teilnehmer rechtsverbindliche Dokumente unterzeichnet werden mussten, und zwar von Vertretern der Schulen, ihren Gründern (Städten, Landkreisen, Ministerien und Religionsgemeinschaften) sowie dem Ministerium für Wissenschaft und Bildung.
Zu Beginn des Programms (Phase 1) erfolgte die Anmeldung für Schulen noch per Papierkram. Man war darauf angewiesen, dass die einzelnen Dokumente per Post zugestellt wurden, und musste dann auf eine handschriftliche Unterschrift zur Genehmigung warten, was den gesamten Prozess umständlich und zeitaufwändig machte.
Dann schlug die Pandemie zu und führte zu einem vollständigen Lockdown. Phase 1 war gefährdet – die Menschen arbeiteten nun von zu Hause aus und die Postämter waren geschlossen.
Der Prozess der Dokumentensignatur und -verteilung musste schnell geändert werden. Es war Zeit für Phase 2, die eine Reihe von Anwendungen und Integrationen zur Automatisierung und Vernetzung des gesamten Vereinbarungsprozesses erforderte.
Ansatz
Nachdem ihre Bedürfnisse ermittelt waren und die Pandemie große Sorgen bereitete, wurden Fragen aufgeworfen:
Wo soll ich anfangen? Wie fange ich an?
Diese Fragen stellten sich Manager, IT- und Rechtsabteilungen bei der Auswahl der richtigen Plattform. Alle analysierten Prozesse enthielten nach Abschluss mindestens ein rechtsverbindliches Dokument. Daher fiel die Wahl auf die qualifizierte elektronische Signatur als Grundlage für die Umsetzung der digitalen Transformation.
In der EU hat eine eIDAS-konforme qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtskraft wie eine handschriftliche Unterschrift. Daher erkannte CARNET die Notwendigkeit einer zentralen Plattform zur Verwaltung seiner Genehmigungs- und Signaturprozesse. Um rechtsverbindliche Dokumente gemäß eIDAS zu signieren, benötigte CARNET zwei Schlüsselkomponenten:
- Anforderung 1: Die digitale Identität eines Unterzeichners
- Anforderung 2: Zentralisierte Signatursoftware
Anforderung 1
Erwerb einer digitalen Identität für alle Teilnehmer
Um qualifizierte elektronische Signaturen verwenden zu können, mussten alle Unterzeichner identifiziert werden. Rund 1500 Unterzeichner mussten sich identifizieren, um mit rechtsverbindlichen elektronischen Signaturen unterschreiben zu können.
CARNET fungiert als Registrierungsstelle (RA) und stellt Dienste für die Registrierung von Personen bereit, d. h. es überprüft die Identitäten und Identifikationsdaten einer Person und stellt auf dieser Grundlage Zertifikate aus, erneuert, widerruft und suspendiert sie.
Die Schritte im Identifizierungsprozess waren:
1. Identifizierung der Unterzeichner
Einreichung des Antragsformulars.
2. Aktivierung des Benutzerkontos
Überprüfung der E-Mail-Adresse und des Mobiltelefons.
3. Übermittlung der Anfrage
Initial-PIN, eID-Chipkarte und SC-Lesegerät.
4. eID-Aktivierung
eID-Aktivierung mit Middleware.
Anforderung 2
Zentralisierte Signatursoftware
Nach dem Auswahlverfahren entschied sich CARNET für die Signator-Plattform als Plattform für die digitale Transformation mithilfe elektronischer Signaturen.
Die Signaturplattform von Signator deckte alle Szenarien ab, die für die erfolgreiche Durchführung des CARNET e-School-Programms erforderlich sind.
Merkmale
Unterzeichnung
- Erstellen eines neuen Signatur-Workflows mit PDF, XML, MS Office oder Open Office
- Hinzufügen einer visuellen Darstellung von Signaturen zu einem Dokument
- Krypto-Gerätesignatur (USB oder Smartcard) oder Remote-Signatur
- Signieren mehrerer Dokumente in einem einzigen Stapel
Editing
- Hinzufügen von Dokumentattributen, Anhängen, Kommentaren, Freigaben
- Unterzeichner vor oder nach dem aktuellen Unterzeichner hinzufügen
- aktuellen Unterzeichner ersetzen
Überprüfung
- Überprüfung der Unterschriften auf empfangenen Dokumenten
- visuelle Warnungen bei fehlerhaften Signaturen mit Details
Fortschrittlich
- Erweiterte Filterung und intelligente Ordner, die Zugriffsrechte für einen einzelnen Benutzer oder eine Gruppe freigeben
- mehrere Aktionen für mehrere Dokumente (Dokumentattribute ändern, Unterzeichner ändern, Anhang hinzufügen, Kommentar hinzufügen, ablehnen, beenden)
Verschiedenes
- einfache Integration mit internen Systemen über definierte APIs
- Anbindung an interne Systeme (LDAP, Mail)
- Corporate Branding (Logo und Farben)
Signiervorgang
Vizibits flexibler Ansatz hinsichtlich der Kundenbedürfnisse führte zur Entwicklung von zwei zusätzlichen Funktionalitäten für CARNET:
Kampagnen, die Folgendes beinhalteten:
- Erhebung von Daten durch Übermittlung ausgefüllter elektronischer Formulare (eForms)
- von den Schulleitern, was zu unterzeichneten PDF-Dokumenten führt
- Massenversand personalisierter und vorausgefüllter Dokumente an Schulleiter zur Genehmigung und Unterzeichnung
Starke Authentifizierungsmechanismen für externe Unterzeichner mithilfe von Smart Cards
„Einer der größten Vorteile der Zusammenarbeit mit Vizibit ist ihre schnelle Reaktion auf unsere sich ändernden Anforderungen, während sich das Programm von Phase zu Phase weiterentwickelte.“
Miro Capan – IT-Leiter von CARNET
Ergebnisse
Ursprünglich ging man von rund 1500 Dokumenten mit jeweils drei Unterzeichnern aus. Da die Einführung der Signator-Anwendung jedoch von allen Beteiligten sehr positiv aufgenommen wurde, weitete sich die Implementierung auf alle anderen Dokumenttypen aus. So erreichten wir in weniger als einem Jahr folgende Zahlen:
Es gab drei allgemeine Arten von Dokumenten, die in den Genehmigungs- und Unterzeichnungsprozess einflossen:
- elektronische Formulare,
- Rechnungen
- und sonstige allgemeine Dokumente (wie etwa Verträge, Lieferantenangebote, Bestellungen, einfache Arbeitsverträge, Kontoeröffnungen, Arbeitsverträge für Führungskräfte, Prüfberichte, Reiseaufträge usw.).
Geld gespart
Basierend auf der Menge der unterzeichneten Dokumente können wir eine Schätzung der durch unseren automatisierten Genehmigungs- und Unterzeichnungsprozess eingesparten Kosten aufzeigen.
Für die Berechnung sind 5 Eingangsparameter relevant:
| Durchschnittliche Anzahl Dokumente | 10.012 |
| Durchschnittliche Blattanzahl | 5 Seiten |
| Durchschnittliche Anzahl der Kopien des Dokuments | 2 Kopien |
| Durchschnittliche Anzahl der Kopien des Dokuments | 6 Minuten |
| Per Post versandte Dokumente in Prozent von | 80% |
Die resultierende Berechnung bei papierbasierten Prozessen sieht wie folgt aus:
| Kosten | Papierbasierte Kosten | Papierbasierte Kosten | Einsparungen |
|---|---|---|---|
| Monthly | 2.967,94 | 801,83 | −2.166,10 |
| 1. Jahr | 35.615,22 | 9.621,98 | −25.993,24 |
| 2. Jahr | 71.230,44 | 19.243,96 | −51.986,48 |
| 3. Jahr | 106.845,66 | 28.865,93 | −77.979,73 |
| 4. Jahr | 142.460,88 | 38.487,91 | Signator-basierte Kosten |
Benutzer-Feedback
Personalwesen
Mit diesem neuen System können wir jetzt interne Dokumente im Zusammenhang mit Arbeitsverträgen, Ausbildungen, Reiseaufträgen und dergleichen unterzeichnen.
Management
Heute dreht sich alles um Effizienz und Geschwindigkeit. Wir haben ein System, das mir Zeit spart und mir die Freiheit gibt, jederzeit und überall Dokumente zu unterzeichnen.
Buchhaltung
Das System ermöglicht uns die Automatisierung der Freigabe eingehender Rechnungen auf allen Ebenen.
Projektmanagement
Endlich können wir Dokumente mit internen und externen Projektteilnehmern online in wenigen Minuten digital unterzeichnen
Rechtliches
Wichtig ist für uns, dass das System die Rechtsgültigkeit eines Dokuments garantiert und schnell und einfach nachgewiesen werden kann, wer es wann unterschrieben hat.
Entwickler und IT
Wir verfügen über ein sicheres, modulares und flexibles System, das schnell in unsere internen Systeme integriert werden kann.
Externe Benutzer
Wir benötigen nicht einmal ein eigenes System zum Signieren. Die Signaturplattform und unsere Dateien befinden sich alle in unserem eigenen Posteingang auf Signator.
Vorteile
Welche Vorteile hat CARNET erfahren?
Komfortabel
- Genehmigen und unterschreiben Sie von überall und jederzeit
- Signaturbild zu einem Dokument hinzufügen
- create and share documents with your team quickly and easily
Mehr Sicherheit
- elektronische Signaturen können nicht gefälscht werden
- validate signatures on incoming digitally signed documents
- documents never leave the YOUR digital environment
Wirtschaftlich
- reduziert die Bearbeitungskosten von Dokumenten
- einfaches Einholen von Unterschriften und ausgefüllten Formularen
Zeitersparnis
- Prozesse, die normalerweise ein oder zwei Wochen dauerten, wurden auf 5 Minuten reduziert.
- Sie müssen nicht zum Unterschreiben ins Büro kommen
Effizienter
- keine Abhängigkeit mehr vom Postsystem oder verlorenen Dokumenten
- integrate your other systems into the ONE centralized agreement process
Rechtskonform
- elDAS- und ZertES-konform
- supports Qualified, Advanced and Simple signatures
Erkenntnisse
- Probleme mit der Smartcard-Verwaltung – Hinzufügen einer Remote-Signatur
- einfachere Benutzeridentifizierung
- Kartenverwaltung (verlegte, vergessene PINs, SC sperren)
- Middleware-Probleme auf verschiedenen Plattformen und Technologieumgebungen
- die Notwendigkeit einer mobilen Anwendung
Wie geht es weiter?
CARNET plant, digitale Signaturen in allen anderen Prozessen einzuführen, an denen sowohl interne als auch externe Unterzeichner beteiligt sind.
Darüber hinaus plant CARNET, Schulen die Nutzung der Systeme für ihre eigene digitale Transformation zu ermöglichen, um das papierlose Büro vollständig einzuführen.
Beispiele hierfür sind:
- Dokumente zur Einschreibung und Studienfinanzierung
- Fakultäts- und Kontaktpersonalvereinbarungen
- Genehmigungen und Notfallkontaktformulare
- Befreiungen von der Gehirnerschütterungstestung
- Petitionen, Programmgenehmigungen und mehr