Fallstudie

CARNET: Umsetzung des 172-Millionen-Euro-Projekts e-Škole mit Signator

Wie CARNET mit Signator, einer Plattform für digitale Signaturen, eine durch die Pandemie ausgelöste Krise der Papierprozesse gelöst hat

172 Mio. €

Wert des Projekts e-Škole

~1.500

Projektteilnehmer (Schulen, Städte, Ministerien)

10.000+

verarbeitete Dokumente

5 Min.

statt 1–2 Wochen für die Genehmigung

Herausforderung

Papierbasierte Prozesse wurden nicht mehr tragbar

CARNET führte die zweite Phase des Projekts „e-Škole“ (im Wert von 172 Millionen Euro) durch, die das Sammeln einer enormen Menge rechtsverbindlicher Dokumentation von rund 1.500 Teilnehmern (Vertretern von Schulen, Städten und Ministerien) erforderte. Mit Ausbruch der Pandemie und einem vollständigen Lockdown wurden die bisherigen papierbasierten Prozesse und die Abhängigkeit von Postdiensten nicht mehr tragbar, was die Umsetzung des Projekts ernsthaft gefährdete

Lösung

Signator als zentrale Signaturplattform

Um die Krise zu lösen, entschied sich CARNET für Signator als zentrale Plattform für digitale Signaturen

Es wurden qualifizierte elektronische Signaturen gemäß der EU-eIDAS-Verordnung implementiert, die dieselbe Rechtsgültigkeit wie eine eigenhändige Unterschrift besitzen

Das System umfasste die Identifizierung der Nutzer (über eID-Chipkarten) und wurde durch die Einführung elektronischer Formulare (eForms) sowie einer Option zum Massenversand von Dokumenten an die Bedürfnisse von CARNET angepasst

Wichtigste Ergebnisse und Rückmeldungen

Schnelle Akzeptanz, messbare Wirkung

Die Akzeptanz der Plattform war außerordentlich positiv, sodass sich ihre Nutzung rasch von der Kerndokumentation auf alle weiteren Prozesse ausweitete (Rechnungen, Arbeitsverträge, Reiseaufträge usw.) und dabei mehr als 10.000 verarbeitete Dokumente erreichte

✓Zeitersparnis: Genehmigungsprozesse, die zuvor ein bis zwei Wochen dauerten, wurden auf nur 5 Minuten reduziert

✓Erhöhte Sicherheit und Konformität: Elektronische Signaturen können nicht gefälscht werden, und die Rechtsabteilung von CARNET verfügt nun über ein System, mit dem sich schnell und einfach nachweisen lässt, wer ein Dokument wann unterzeichnet hat

✓Zusammenarbeit zwischen Abteilungen: Die IT-Abteilung lobte die schnelle Integration in interne Systeme, die Buchhaltung automatisierte die Rechnungsfreigabe, und das Management gewann die Freiheit, von überall aus zu unterzeichnen

Wichtigste Kennzahlen und finanzielle Einsparungen

Drastische Einsparungen durch Digitalisierung

Der Umstieg auf digitale Signaturen führte durch den Wegfall von Papier, Druck und Postdiensten zu drastischen Einsparungen

Eingabeparameter für die Berechnung

Parameter	Wert
Durchschnittliche Anzahl verarbeiteter Dokumente	10.012
Durchschnittliche Seitenzahl (pro Dokument)	5
Durchschnittliche Anzahl Kopien	2
Durchschnittliche Bearbeitungszeit	6 Minuten
Anteil per Post versendeter Dokumente	80%

Kostenvergleich und Gesamteinsparung

Zeitraum	Kosten (papierbasierte Prozesse)	Kosten (Signator-Plattform)	Erzielte Gesamteinsparung
Monatlich	2.967,94 €	801,83 €	2.166,10 €
Jahr 1	35.615,22 €	9.621,98 €	25.993,24 €
Jahr 2	71.230,44 €	19.243,96 €	51.986,48 €
Jahr 3	106.845,66 €	28.865,93 €	77.979,73 €
Jahr 4	142.460,88 €	38.487,91 €	103.972,97 €

Erkenntnisse und nächste Schritte

Nächste Schritte zur vollständigen Digitalisierung

Im Laufe des Projekts zeigten sich technische Herausforderungen bei der Verwaltung von Chipkarten (vergessene PINs, Probleme mit Kartenlesern) bei externen Nutzern. CARNET plant daher den Umstieg auf eine einfachere Fernsignatur

Nächste Schritte

✓Einführung digitaler Signaturen in allen verbleibenden internen und externen Prozessen

✓Schulen die Möglichkeit geben, das System für ihre eigene digitale Transformation und einen vollständig papierlosen Betrieb zu nutzen (Anmeldedokumente, Lehrerverträge, Einverständniserklärungen der Eltern usw.)

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