Studija slučaja

CARNET: Provedba e-Škola od 172 milijuna eura uz Signator

Kako je CARNET riješio krizu papirnatih procesa izazvanu pandemijom uz Signator, platformu za digitalno potpisivanje.

172 mil. €

vrijednost projekta e-Škole

~1.500

sudionika projekta (škole, gradovi, ministarstva)

10.000+

obrađenih dokumenata

5 min

umjesto 1–2 tjedna za odobravanje

Izazov

Papirnati procesi postali su neodrživi

CARNET je provodio drugu fazu projekta „e-Škole” (vrijednog 172 milijuna eura) koja je zahtijevala prikupljanje goleme količine pravno obvezujuće dokumentacije od oko 1.500 sudionika (predstavnika škola, gradova, ministarstava). Zbog izbijanja pandemije i potpunog lockdowna, dotadašnji papirnati procesi i oslanjanje na poštanske usluge postali su neodrživi, što je ozbiljno ugrozilo provedbu projekta.

Rješenje

Signator kao centralizirana platforma za potpisivanje

Kako bi riješio krizu, CARNET je odabrao Signator kao centraliziranu platformu za digitalno potpisivanje.

Implementirani su kvalificirani elektronički potpisi usklađeni s EU eIDAS uredbom, koji imaju istu pravnu težinu kao i vlastoručni potpis.

Sustav je obuhvatio identifikaciju korisnika (putem eID pametnih kartica) i prilagođen je CARNET-ovim potrebama uvođenjem elektroničkih obrazaca (eForms) te opcije masovnog slanja dokumenata.

Ključni rezultati i povratne informacije

Brzo prihvaćanje, mjerljivi učinak

Prihvaćanje platforme bilo je iznimno pozitivno, zbog čega se njeno korištenje brzo proširilo s osnovne dokumentacije na sve ostale procese (račune, ugovore o radu, putne naloge itd.), dosegnuvši obradu preko 10.000 dokumenata.

✓Ušteda vremena: Procesi odobravanja koji su ranije trajali tjedan do dva smanjeni su na samo 5 minuta.

✓Povećana sigurnost i usklađenost: Elektronički potpisi se ne mogu krivotvoriti, a pravni odjel CARNET-a dobio je sustav u kojem se brzo i jednostavno može dokazati tko je i kada potpisao dokument.

✓Sinergija odjela: IT odjel je pohvalio brzu integraciju s internim sustavima, računovodstvo je automatiziralo odobravanje računa, a menadžment dobio slobodu potpisivanja s bilo kojeg mjesta.

Ključne metrike i financijske uštede

Prelaskom na digitalno, drastične uštede

Prelaskom na digitalno potpisivanje ostvarene su drastične uštede eliminacijom papira, ispisa i poštanskih usluga.

Ulazni parametri za izračun

Parametar	Vrijednost
Prosječan broj obrađenih dokumenata	10.012
Prosječan broj stranica (po dokumentu)	5
Prosječan broj kopija	2
Prosječno vrijeme obrade	6 minuta
Udio dokumenata poslanih poštom	80%

Usporedba troškova i ukupne uštede

Razdoblje	Trošak (papirnati procesi)	Trošak (Signator platforma)	Ukupna ostvarena ušteda
Mjesečno	2.967,94 €	801,83 €	2.166,10 €
1. godina	35.615,22 €	9.621,98 €	25.993,24 €
2. godina	71.230,44 €	19.243,96 €	51.986,48 €
3. godina	106.845,66 €	28.865,93 €	77.979,73 €
4. godina	142.460,88 €	38.487,91 €	103.972,97 €

Naučene lekcije i što slijedi

Daljnji koraci prema potpunoj digitalizaciji

Tijekom projekta identificirani su tehnički izazovi s administracijom pametnih kartica (zaboravljeni PIN-ovi, problemi s čitačima) kod vanjskih korisnika. Zbog toga CARNET planira prelazak na jednostavnije daljinsko potpisivanje.

Idući koraci

✓Uvođenje digitalnih potpisa u sve preostale interne i vanjske procese.

✓Omogućavanje školama da koriste sustav za vlastitu digitalnu transformaciju i rad u potpunosti bez papira (dokumenti za upise, ugovori s nastavnicima, suglasnosti roditelja i sl.).

Spremni za digitalizaciju vašeg ureda?

Sve aplikacije. Jedan račun. Plaćanje isključivo po potrošnji.

Isprobaj besplatno Pošalji upit